Upravljanje projektnim ciklusom - primjer



Prikazujemo i jedan od primjera kako u praksi izgleda projektni ciklus u uslužnoj djelatnosti. U američkoj državi New York (NY) funkcionira Ured za tehnologiju (engl. New York State Office for Technology – NYSOfT) kao ICT infrastruktura koja promiče suradnju i inovacije. Ured ima centar za informacije, uspostavlja mrežu organizacija (privatnih i javnih) u okviru države NY te državnim i lokalnim tijelima osigurava uvjete za jeftiniju i poboljšanu komunikaciju. Preko njih je moguće ostvariti suradnju na projektima.

U vođenju projekata oni imaju definiranu vlastitu proceduru koja sadržava pet koraka. U tom procesu, na završetku svake faze u ciklusu, ponovo se ispituje treba li nastaviti s projektom, vratiti se u prethodnu fazu ili ga zaustaviti zbog uočenih nedostataka.

1. Idejni početak projekta (engl. Project Origination) - stvara se idejni prijedlog projekta (koncept) koji bi trebao rezultirati proizvodom ili uslugom da se zadovolji određena potreba ili riješi postojeći problem. Projektni koncept se daje na evaluaciju nadležnom tijelu i ako se preliminarno utvrdi njegov potencijal proces se nastavlja.

2. Iniciranje projekta (engl. Project Initiation) - na početku projektu se dodjeljuje projektni menadžer koji zajedno s projektnim sponzorom okvirno definira projektni tim i potrebne resurse da bi se moglo odrediti ključne parametre projekta za prelazak u sljedeću fazu.

3. Planiranje projekta (engl. Project Planning) - preciznije definiranje okvira iz prethodne faze - troškova, opsega, slijeda aktivnosti i zahtjevane kvalitete. Dodaju se specifični outputi projekta poput: kontrolnih mehanizama promjena, upravljanja prihvaćanjem projekta u organizaciji, upravljanja organizacijskim promjenama i sl. U ovoj fazi dopunjava se lista projektnih rizika i razvijaju detaljni planovi njihova izbjegavanja ili umanjenja njihova utjecaja. Cjelovit plan projekta precizira sav posao koji se ima izvršiti te se ponovo preispituje odluka o nastavku ili prekidu projekta.

4. Provođenje i kontrola projekta (engl. Project Execution and Control) - tijekom ove faze većina resursa se stavlja u upotrebu. Projektni menadžer treba omogućiti realizaciju ciljeva projekta kroz usmjeravanje projektnog tima koristeći korake iz plana projekta te pripremati organizaciju za implementaciju rezultata projekta po njegovom završetku.

5. Zatvaranje projekta (engl. Project Closeout) - kod zatvaranja projekta projektni tim procjenjuje rezultate projekta kroz vrednovanje povratnih informacija → od korisnika proizvoda ili usluga nastalih kao rezultat projekta, od samog projektnog tima te od ostalih interesnih skupina.

Nakon zatvaranja projekta slijedi dokumentiranje najbolje prakse i naučenih lekcija za korištenje u budućim projektima. NYSOfT uz ovaj koncept ima razvijen i vlastiti sustav metrike ključnih pokazatelja, koji im omogućuje usporedbu i ocjenjivanje uspjeha različitih projekata.